Деловое письмо (учебно-практическое пособие)


Деловое письмо (учебно-практическое пособие) Категория: Менеджмент. Делопроизводство. Конфликтология.
Автор: Кузнецов И.Н.
ISBN 5-91131-111-9 Издательство: ИТК Дашков и К
Цена: 0.00
Дата выпуска: 01.01.2007 Страниц: 196 Обложка: Обложка

Аннотация к Деловое письмо (учебно-практическое пособие)

Излагаются правила подготовки, оформления и отправки деловых писем. Рассмотрены правила оформления делового письма в России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и правила оформления международного письма, которые выработаны национальными службами стандартизации в рамках ИСО. Особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем в органы государственной власти и различные организации. Пособие содержит образцы основных видов и разновидностей деловых писем, используемых в управленческой деятельности и бизнесе при осуществлении деловых коммуникаций с российскими и зарубежными партнерами. Правила оформления деловых писем излагаются на основе современных нормативных документов в сфере связи, информации и документации. Для работников органов власти и управления, предпринимателей; преподавателей, студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

Оглавление

Введение 4
1. Характеристика деловых писем 6
1.1. Назначение и классификация деловых писем 6
1.2. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. Сроки подготовки и объем деловых писем : 16
1.3. Подготовка инициативных деловых писем 29
1.4. Подготовка ответных деловых писем 42
2. Язык и стиль делового письма. Типичные ошибки 47
2.1. Общая характеристика стиля официальной документации 47
2.2. Язык и стиль делового письма 53
2.3. Типичные ошибки при подготовке деловых писем 71
3. Структура типового делового письма 82
3.1. Основные элементы структуры делового письма 82
3.2. Приветствие 83
3.3. Обращение к адресату 84
3.4. Лид-абзац 87
3.5. Текст делового письма 89
3.6. Заключительная формула вежливости 90
3.7. Подпись отправителя 92
3.8. Постскриптум (постпостскриптум) 93
4. Оформление деловых писем в соответствии с требованиями ГОСТ р 6.30-2003 96
4.1. Требования к реквизитам служебных документов 96
4.2. Правила оформления реквизитов документов 97
5. Международные письма 114
5.1. Международные стандарты по оформлению документов 114
5.2. Реквизиты международного письма 119
Литера тура 131
Приложения 136

Введение

ВВЕДЕНИЕ
Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо - это документ, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет.
Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справочной и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение - обеспечение информационного обмена с применением средств связи.
Деловая переписка ведется с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники.
ПО своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. Личная переписка - это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с пометкой "Лично", поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.
В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин "письмо" используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации ("открытое письмо"), литературных и научных про из ведений.
Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.
Предлагаемое учебно-справочное пособие - результат изучения и обобщения существующей практики подготовки и оформления деловых писем.
Материалы, представленные в пособии, дают наиболее полное представление о методике подготовки, оформления и отправки деловых писем.