Делопроизводство (учебное пособие, издание 5)


Делопроизводство (учебное пособие, издание 5) Категория: Менеджмент. Делопроизводство. Конфликтология.
Автор: Басаков М.И.
ISBN 5-94798-977-8 Издательство: ИТК Дашков и К
Цена: 0.00
Дата выпуска: 13.02.2006 Страниц: 344 Обложка: Переплет

Аннотация к Делопроизводство (учебное пособие, издание 5)

В учебном пособии изложены основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Представлены образцы оформления деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках. Пособие соответствует Государственному образовательному стандарту Министерства образования Российской Федерации. Может быть полезно студентам вузов и практическим работникам.

Оглавление

Предисловие 3
1. Исходные понятия делопроизводства 5
1.1. Делопроизводство и его становление в России 5
1.2. Документ и его функции 7
1.3. Нормативно-правовая база делопроизводства 9
1.4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве 14
1.5. Классификация деловой документации 15
2. Общие нормы и правила оформления документов 20
2.1. Размеры бумаги, при меняемые в делопроизводстве 20
2.2. Размеры полей деловых документов 21
2.3. Нумерация страниц в документах 22
2.4. Способы оформления дат в документах 22
2.5. Сокращение слов и словосочетаний в тексте 24
2.6. Оформление в документах написания чисел 27
2.7. Написание в документах физических величин 29
2.8. Написание в документах математических формул 31
2.9. Оформление таблиц и выводов 33
2.10. Оформление документов в анкетной и трафаретной формах 38
2.11. Оформление названий документов органов власти 38
3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 42
3.1. Организационно-распорядительные документы и их виды 42
3.2. ГОСТ Р 6.30-2003. Область применения стандарта 43
3.3. Состав реквизитов ОРД 45
3.4. Схемы расположения реквизитов ОРД 47
3.5. Бланки документов 51
3.6. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков 58
3.7. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение 60
4. Требования к оформлению реквизитов организационно распорядительных документов 64
4.1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов 64
4.2. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа 77
4.3. Требование к оформлению реквизитов на служебном поле документа 96
5. Оформление отдельных видов организационно распорядительных документов 100
5.1. Оформление организационных документов 100
5.1.1. Устав организации 101
5.1.2. Штатное расписание 102
5.1.3. Оформление положений 104
5.1.4. Должностная инструкция 107
5.2. Оформление распорядительных документов 111
5.2.1. Оформление постановления 111
5.2.2. Оформление указания 112
5.2.3. Приказ по основной деятельности 115
5.2.4. Оформление решения 120
5.2.5. Оформление распоряжения 120
5.3. Оформление информационно-справочной документации 123
5.3.1. Оформление служебных писем 123
5.3.1.1. Разновидности служебных писем 123
5.3.1.2. Структура служебного письма 126
5.3.1.3. Язык и стиль служебного письма 128
5.3.1.4. Этикет в деловой переписке 132
5.3.1.5. Образцы и примеры оформления служебных писем 134
5.3.1.6. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой 140
5.3.1.7. Контроль качества подготовки служебных писем. 142
5.3.2. Оформление телеграмм, телетайпограмм, телефонограмм, факсов 145
5.3.3. Оформление акта 148
5.3.4. Оформление протокола 151
5.3.5. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок 154
6. Документация по трудовым отношениям 159
6.1. Классификация документов по личному составу 159
6.2. Оформление документов при поступлении на работу 160
6.3. Оформление и заполнение трудовой книжки 184
6.4. Перевод работника на другую работу 186
6.5. Меры взыскания и поощрения 189
6.6. Оформление отпуска 191
6.7. Состав документации, оформляемой при увольнении работника 194
7. Оформление корреспонденции по внешнеэкономической деятельности 198
7.1. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах 198
7.1.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма 198
7.1.2. Требования к оформлению реквизитов 200
7.1.3. Требования к оформлению конвертов 207
7.2. Особенности оформления деловой корреспонденции на французском языке 211
7.2.1. Общие требования к оформлению деловой корреспонденции на французском языке 211
7.2.2. Требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов 213
7.2.3. Требования к оформлению конвертов 220
7.3. Основные представления об оформлении деловой корреспонденции на немецком языке 221
7.3.1. Состав реквизитов и структура делового письма 221
7.3.2. Общие требования к оформлению реквизитов делового письма 225
8. Основы организации делопроизводства 229
8.1. Организационная структура службы делопроизводства 229
8.2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы 232
8.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности 236
8.4. Табель форм документов, применяемых в организации 237
9. Организация документооборота 240
9.1. Общие положения 240
9.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов 241
9.3. Прохождение исходящих документов 246
9.4. Прохождение внутренних документов 247
9.5. Работа с конфиденциальными документами 247
9.6. Работа с письмами и обращениями граждан 249
9.7. Прием, передача и доставка документов 251
9.8. Учет объема документооборота 252
10. Регистрация документов 254
10.1. Общие положения 254
10.2. Формы и порядок регистрации документов 256
10.3. Индексация документов 261
10.4. Организация справочно-информационной работы 262
10.5. Контроль за исполнением документов 264
11. Составление номенклатур и текущее хранение дел 267
11.1. Составление номенклатуры дел 267
11.2. Формирование и текущее хранение дел 269
11.3. Оперативное хранение документов 271
12. Подготовка дел к сдаче в архив 273
12.1. Экспертиза ценности документов 273
12.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение 275
13. Технические средства, используемые в делопроизводстве 279
13.1. Классификация технических средств 279
13.2. Средства для составления документов 280
13.3. Персональный компьютер - основной инструмент совершенствования делопроизводства 281
13.4. Системный подход к управлению электронными документами 284
14. Деловые и личные качества секретаря 288
14.1. Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря 288
14.2. Требования к деловым и личным качествам секретаря 289
15. Этика секретарского труда 293
15.1. Требования к внешнему виду секретаря 293
15.2. Культура делового общения секретаря 294
15.3. Основные этические требования к ведению телефонных переговоров 298
15.4. Задачи секретаря при подготовке совещаний 300
15.5. Роль секретаря в организации приема посетителей 302
Приложение 1
Тесты для самооценки деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки 305
1. Тест ДЛЯ общей оценки вашего характера 305
2. Тест ДЛЯ оценки навыков чтения 308
3. Тест для оценки общительности секретаря 312
4. Тест на самоконтроль в общении ; 314
5. Тест на наличие у вас речевых барьеров общения 316
6. Тест на наличие в вашем характере доброжелательности 317
7. Тест для определения ваших качеств как психолога 319
8. Тест на понимание языка мимики 320
9. Тест на понимание языка жестов 321
10. Тест: поддаетесь ли вы внушению? 325
11. Тест на проверку вашей способности влиять на других 328
Приложение 2
Рекомендуемая форма трудового договора 325
Приложение 3
Термины и определения в области делопроизводства (выборка из ГОСТ Р 51141-98) 334
Литература 338

Введение

Предисловие
Цель предлагаемого учебного пособия дать студентам - будущим специалистам, а также практическим работникам, кто породу своей деятельности занят составлением и обработкой деловой документации, достаточный уровень знаний в области делопроизводства. Опыт показывает, что умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ наряду с глубокими специальными знаниями, грамотностью и владением основами делового общения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. В конечном счете успешная деятельность любой организации невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.
Перед вами, дорогой читатель, может быть не первая книга по делопроизводству, которую вы держите в своих руках. Есть, конечно, и другие учебные пособия по данной тематике. Чем же отличается предлагаемая книга от других?
Легко заметить, что подготовка любого документа, например служебного письма, заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2U03. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными макетами, образцами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и др.).
Достаточное место в учебном пособии уделено вопросам оформления документация по личному составу (кадрам).Такой раздел обычно в учебниках по делопроизводству не при водится. С нашей точки зрения, знание основ оформления данного рода документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку в малом бизнесе, где в большинстве случаев вам придется трудиться, нередко владельцу фирмы самому, менеджеру или одному из специалистов приходится совмещать свои основные обязанности с выполнением функций менеджера по персоналу.
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, - это своеобразная память, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу организации, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность - возможно, кому-то из вас придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии при водится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном.
Обращаясь к студентам, которым предстоит изучать основы делопроизводства, и тем, кто уже работает и по роду своей деятельности сталкивается с оформлением управленческой документации, но чувствует недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.
Автор