Как правильно подготовить и оформить деловое письмо (учебно-практическое пособие, издание 4)
Категория: Менеджмент. Делопроизводство. Конфликтология.Автор: Басаков М.И.
ISBN 5-94798-897-6 Издательство: ИТК Дашков и К
Цена: 0.00
Дата выпуска: 01.01.2006 Страниц: 112 Обложка: Обложка
Аннотация к Как правильно подготовить и оформить деловое письмо (учебно-практическое пособие, издание 4)
В пособии в сжатой форме при водятся практические рекомендации по подготовке и оформлению делового письма в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003. Излагаемый материал иллюстрирован образцами и примерами оформления. Книга рассчитана на практических работников, но может быть полезной студентам вузов и колледжей, углубленно изучающих курс документационного обеспечения управления.Оглавление
Предисловие 31. ИСХОДНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 5
1.1. Понятие «деловое письмо» 5
1.2. Разновидности деловых писем 7
1.3. Общая структура делового письма 10
1.4. Нормативно-правовая база оформления деловых писем 11
2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И БЛАНКИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 15
2.1. Состав реквизитов делового письма 15
2.2. Схемы расположения реквизитов 17
2.3. Бланки деловых писем 20
2.4. Основные требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков 29
3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ СОГЛАСНО ГОСТ Р 6.30-2003 31
3.1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового и продольного штампов 31
3.2. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на рабочем поле бланка письма 42
3.3. Требование к оформлению реквизитов на служебном поле бланка письма 59
4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА 62
4.1. Общие нормы и правила оформления текста 62
4.1.1. Оформление печатного текста 62
4.1.2. Нумерация страниц 65
4.1.3. Оформления дат 65
4.1.4. Сокращение слов и словосочетаний 66
4.1.5. Написание чисел 69
4.1.6. Написание физических величин 71
4.1.7. Оформление таблиц и выводов 72
4.1.8. Написание названий документов органов власти 75
4.2. Язык, стиль и этикет делового письма 76
4.2.1. Язык и стиль письма 76
4.2.2. Этикет в деловой переписке 81
4.3. Образцы и примеры оформления деловых писем 83
4.4. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой 93
5. ОФОРМЛЕНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ 96
5.1. Структура формуляра и состав реквизитов делового письма.. 96
5.2. Требования к оформлению реквизитов 98
5.3. Требования к оформлению конвертов 104
Литература 109
Введение
ПредисловиеУважаемый читатель! Чтобы подготовить деловое письмо на должном уровне, составитель его, как подсказывает практика, обязан владеть как минимум тремя качествами:
а) быть профессионально компетентным (т. е. хорошо знать свое дело);
б) обладать языковой компетентностью (выражаясь проще, - быть грамотным человеком);
в) знать действующие нормы и требования в отношении оформления управленческой документации (речь идет главным образом о знании соответствующих государственных стандартов).
Сверх этого минимума в современной коммерческой переписке все более востребованным становится такое качество составителя документа, как знание норм делового этикета и владение ими на бумаге.
Цель предлагаемого пособия - дать практическим работникам (руководителям, специалистам, секретарям-референтам), тем, кто по роду своей деятельности связан со служебной перепиской, достаточный объем знаний для умелой подготовки и оформления деловой корреспонденции.
Автор придерживается того мнения, что такая подготовка делового письма заключается прежде всего в качественном оформлении его реквизитов, т. е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись и др.). Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других изданий, уделено в данном пособии оформлению реквизитов и бланков писем в соответствии с рекомендациями государственного стандapтa ГОСТ Р 6.30-2003.
Несмотря на небольшой объем книги, в ней достаточно полно изложены общие нормы и правила оформления основного реквизита письма - его текста (речь идет о таких элементах текста, как написание дат, чисел, физических величин, сокращении слов и словосочетаний, оформлении таблиц и т. п.), что освобождает составителя письма от необходимости обращаться к стандартам, словарям и справочникам.
В главе «Оформление делового письма» заметное место уделено освещению таких его важных качеств, как язык, стиль и этикет, которые реализуются в тексте документа в меру речевой подготовки и творческих данных составителя.
Для тех практических работников, которые ведут переписку с зарубежными партнерами на английском языке, отдельная глава посвящена характеристикам реквизитов делового письма, его композиционным особенностям и общим требованиям к оформлению.
Учитывая, что теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для усвоения их практического воплощения, в пособии приводится ряд образцов и реальных примеров деловых писем. это позволит, в особенности молодым специалистам, самостоятельно проанализировать структуру документов, оценить язык и стиль изложения, позаимствовать положительные стороны оформления.
В заключение автор хотел бы пожелать заинтересованным читателям успехов в усвоении полезных для специалиста знаний.
Автор
